Planner Premium: ¿es una alternativa real a Project Online?
Spoiler: no.

Microsoft tiene un guion preparado para cuando les preguntes qué hacer con Project Online.

El guion dice: Planner Premium. O Microsoft Project para la web. O una combinación de ambas. Dentro del ecosistema. Sin salir de M365. Todo muy integrado, todo muy bonito.

Y si tu empresa tiene 15 personas y gestiona tres proyectos simples con tareas básicas, ese guion tiene sentido.

Pero si tienes una PMO real. Si gestionas 10, 20, 50 proyectos simultáneos. Si necesitas saber qué equipo tiene capacidad libre el próximo mes. Si la dirección quiere ver el estado de la cartera en tiempo real sin pedir informes el lunes. Planner Premium no es tu respuesta.

Te explico por qué.

Qué es Planner Premium. Y qué no es.

Planner Premium —antes llamado Microsoft Project para la web— es la apuesta de Microsoft para simplificar la gestión de proyectos dentro de M365. Es una herramienta más moderna, más visual y más accesible que el Project clásico.

Tiene cosas que funcionan bien:

• Vistas de tablero Kanban, Gantt simplificado y timeline
• Integración nativa con Teams y Outlook
• Fácil de adoptar para equipos sin experiencia en gestión de proyectos
• Copilot integrado para algunas funcionalidades de IA
• Precio incluido en muchos planes M365 (sin coste adicional para básicos)

Eso es lo que tiene. Ahora lo que no tiene. Que es donde está el problema.

Lo que Planner Premium no puede hacer. La lista que importa.

Gestión de recursos entre proyectos.

Planner gestiona recursos dentro de un proyecto. No entre proyectos. No puedes ver la carga real de trabajo de una persona en todos sus proyectos simultáneos. No puedes hacer planificación de capacidad cruzada. Si tienes a tu equipo técnico asignado a seis proyectos a la vez, Planner no te dice quién está al límite y quién tiene margen.

Project Online lo hacía. Planner Premium, no.

Gestión de cartera de proyectos a nivel ejecutivo.

En Project Online podías tener una vista consolidada de todos los proyectos de la organización: estado, avance, riesgos, desviaciones. El dashboard que la dirección mira para saber cómo está el negocio.

Planner no tiene cartera de proyectos nativa. Puedes construir algo parecido con Power BI conectado, pero es una integración que tienes que construir y mantener. No viene de fábrica. Y nunca funciona tan limpiamente como lo que tenías.

Reporting de portafolio automatizado.

Los informes de KPIs consolidados que se envían al comité directivo cada semana. El semáforo de proyectos. La rentabilidad real vs. presupuesto de la cartera. En Project Online era nativo. En Planner, necesitas Power BI, que necesita conectores, que necesitan mantenimiento.

Control de costes de proyecto.

Project Online permitía asociar costes reales a tareas y recursos, comparar con el presupuesto y ver la rentabilidad del proyecto en tiempo real. Planner Premium no tiene módulo de costes. Punto.

Integraciones con ERPs y herramientas externas.

¿Usas SAP? ¿Salesforce? ¿Jira? ¿Cualquier herramienta que no sea de Microsoft? Planner se integra bien dentro de M365. Fuera de M365, las integraciones son limitadas o requieren desarrollo adicional.

Entonces, ¿para qué SÍ sirve Planner Premium?

Siendo justo con la herramienta: Planner Premium es buena para lo que está diseñada.

• Equipos de hasta 20-30 personas con proyectos de complejidad media
• Organizaciones 100% en el ecosistema Microsoft que no necesitan integraciones externas
• Flujos de trabajo de marketing, RRHH, operaciones simples
• Empresas donde la gestión de proyectos no es el core del negocio sino una actividad de apoyo

No es una herramienta mala. Es una herramienta diferente. Y diferente, en este contexto, significa insuficiente para PMO seria.

La pregunta que hay que hacerse.

¿Qué usabas Project Online para hacer realmente?

Si la respuesta es: planificar proyectos, asignar tareas, hacer seguimiento. Planner puede cubrirlo, con sus limitaciones.

Si la respuesta es: gestionar la cartera de la organización, controlar la carga del equipo entre proyectos, dar visibilidad ejecutiva a la dirección, integrar con el ERP. Planner no puede cubrirlo. Necesitas algo diferente.

Y ese algo diferente tiene nombre: Smartsheet con Resource Management. Es la única herramienta del mercado que cubre con la misma profundidad lo que hacía Project Online, con más flexibilidad y sin atarte a un ecosistema que acaba de demostrarte que puede retirar su producto cuando quiera.